Un bon logiciel de gestion pour une PME est le point de départ vers la pleine maturité de l’entreprise. Une entreprise capable de relever les défis du marché a le devoir de se doter des outils technologiques les plus performants : c’est sur cette base, en effet, que se construit le chemin vers le succès et l’efficacité maximale, afin de réduire les gaspillages, de maximiser les profits et de répondre avec réactivité aux stimuli. Aujourd’hui, un système ERP est le choix qui répond le mieux aux besoins du marché. Le progiciel de gestion intégré est l’épine dorsale de la stratégie d’entreprise : en gérant tous les processus d’entreprise sur une plateforme unique, il permet une gestion intégrée de toutes les ressources internes et des parties prenantes externes de l’entreprise. Avec l’ERP, tous les flux de travail et de données, les procédures, les processus décisionnels et les activités dans tous les domaines de l’entreprise – de la production, l’administration et les finances aux ventes et à la distribution – peuvent être gérés d’un seul coup d’œil.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion ?
Avant d’aborder les caractéristiques que doit avoir un logiciel de gestion pour PME, il convient de faire une brève introduction pour comprendre ce qu’il est exactement. Il existe toute une série d’activités que toute entreprise, qu’il s’agisse d’une petite et moyenne entreprise ou d’une organisation de niveau entreprise, doit réaliser au quotidien. En particulier, les fonctions qui peuvent être rattachées aux cycles actif et passif exigent que toutes les phases et documents inhérents soient régis avec précision et rapidité. La gestion manuelle des dossiers des clients et des fournisseurs, pour ne citer qu’un exemple élémentaire, serait une source d’erreurs potentielles et nécessiterait également un effort de la part des ressources humaines concernées, qui sont souvent contraintes à des tâches répétitives et chronophages. Les logiciels de gestion comme ceux des Prios, en revanche, permettent d’automatiser certaines de ces tâches, ce qui allège la charge de travail des employés et garantit une plus grande précision des opérations, qui, de surcroît, seraient effectuées dans des délais optimisés.
Ce qu’un logiciel de gestion PME doit avoir
L’importance des logiciels de gestion est donc considérée comme une évidence. Il est cependant moins immédiat de comprendre quelles sont les exigences essentielles d’une bonne plate-forme pour une entreprise qui attend de son logiciel de gestion de la précision, de l’attention aux détails, de la rapidité et une large couverture fonctionnelle. Quelles sont les caractéristiques qu’une entreprise, outre les verticalisations, doit rechercher dans ces outils et dont elle ne peut et ne doit pas se passer ? Il est important de connaître ces piliers pour effectuer une sélection de logiciels prudente et personnalisée, capable de conduire l’entreprise vers la meilleure plateforme.
Un bon logiciel de gestion doit être en mesure d’exploiter au mieux les opportunités offertes par le numérique, en accompagnant l’entreprise dans sa transformation digitale et en intégrant tous les processus en temps réel en fonction des besoins spécifiques. Il doit être complet, rapide et flexible et offrir un environnement de travail simple et intuitif, disponible via le web et utilisable en déplacement, de manière à permettre une navigation uniforme et rapide, dans un système paramétrable, par exemple au moyen de structures modulaires, capable de trouver rapidement des informations. En outre, il doit s’adapter dynamiquement aux demandes et doit être capable de guider l’utilisateur à travers l’application.
Un bon logiciel de gestion moderne est intégrable et a la capacité de communiquer avec différents systèmes en temps réel. Il doit pouvoir s’adapter et interagir facilement avec tous les logiciels déjà installés dans l’entreprise, en échangeant des données et des services sans gaspillage de ressources. Il doit être en mesure d’obtenir les résultats les plus efficaces de ce dialogue, en maximisant le contrôle des flux et la possibilité de traiter des données provenant de sources multiples (par exemple, en tirant le meilleur parti de l’intégration avec un DMS, Document Management System, qui peut gérer tous les documents de l’entreprise ou même disposer d’un logiciel de Business Intelligence pour l’analyse des données).