La gestion des paies est la tâche administrative visant à assurer la rémunération des salariés pour les services effectués. Elle fournit également un enregistrement financier des revenus bruts des salariés, des retenues salariales et du salaire net, ainsi que de l’impôt sur le revenu.
Comment fonctionne un logiciel de paie ?
Un système de paie est tout moyen de gérer le paiement des employés, le dépôt des taxes sur l’emploi et la tenue des registres des transactions. Ces tâches peuvent être accomplies manuellement ou être automatisées à l’aide d’un logiciel afin de gagner du temps et de minimiser le risque d’erreur.
Certains systèmes de paie sont dotés de modules d’analyse des données de paie. Ces fonctions créent des rapports d’audit personnalisés et surveillent les tendances locales, nationales et mondiales en matière de dépenses liées à la paie.
Les fonctions standard de la plupart des logiciels de paie comprennent le calcul automatique des retenues à la source, telles que les impôts, les assurances et les cotisations de retraite. En général, ils traitent aussi les dépôts directs des chèques de paie, génèrent les formulaires fiscaux et déduisent les saisies sur salaire.
La plupart des solutions Paie et RH sont également configurables par les administrateurs RH et le personnel informatique. Cela leur permet d’ajuster les accumulations, les périodes de solde et les balances, et de placer les travailleurs dans différents groupes de rémunération. Les logiciels de paie basés sur le cloud simplifient les processus et réduisent les tâches manuelles.
Les avantages du logiciel de paie
Les systèmes de paie basés sur le cloud sont généralement livrés avec des options préconfigurées. Toutefois, ils peuvent être facilement configurés et personnalisés pour les flux de travail et les listes de contrôle, en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise. Les solutions sur site peuvent rapidement devenir désorganisées et criblées d’erreurs à mesure que de nouveaux rôles, de nouvelles structures de rémunération et d’autres complexités sont ajoutés.
En revanche, les solutions basées sur le cloud s’adaptent facilement et restent simples, quel que soit le nombre d’échéances, d’approbations, de responsables de tâches et de dépendances impliquées dans un processus de paie donné.
Les logiciels de paie automatisés fournissent des informations en temps réel faciles à traduire en tableaux et graphiques que les dirigeants peuvent utiliser pour prendre des décisions commerciales cruciales. Lorsque les systèmes de paie sont intégrés à d’autres applications de base, les entreprises obtiennent des données approfondies capables de les aider à élaborer des budgets et des prévisions plus précis. En quelques minutes, les entreprises peuvent, par exemple, identifier les coûts de personnel en temps réel pour chaque département et les recettes réalisées pour ces coûts sur différentes périodes.
Les solutions de gestion de la paie garantissent un accès limité des personnes concernées aux informations appropriées à leur rôle. En particulier avec de nombreux employés travaillant à domicile, il est essentiel pour les organisations de disposer d’un logiciel qui empêche les doubles paiements. Celui-ci confirme que chaque paiement est correct et calcule automatiquement les avantages sociaux et les paiements d’impôts appropriés pour chaque employé.