Conseils

Quelles solutions pour optimiser la gestion de la paie d’une PME ?

La gestion optimale de la paie est un procédé d’organisation qui demande de véritables compétences et nécessite une mise en place d’une veille réglementaire permanente. Un gestionnaire de paie qui assurer l’optimisation de cette fonction est obligé de se former régulièrement pour suivre les évolutions législatives. Tous les mois, il doit recueillir des données variables des rémunérations et des salaires. Celui-ci se charge d’une mission importante pour la PME. Son absence est susceptible d’avoir de lourdes répercussions sur le fonctionnement de l’entreprise. Cette dernière a désormais la possibilité de faire appel à différentes solutions efficaces pour garantir une gestion optimale de la paie. Outre, pour la gestion de la paie d’une PME, elle peut recourir à un expert externe, utiliser un outil en ligne ou se servir des logiciels internes.    

Externaliser la gestion de paie

L’externalisation de la gestion des salaires est une alternative permettant de déléguer partiellement ou intégralement la fonction paie à un cabinet de gestion comptable ou un expert-comptable indépendant. Les prestataires externes prennent en charge l’optimisation de la gestion de toutes les tâches et affaires sociales relatives aux embauches des salariés :

  • élaborer les dossiers ayant rapport à la rupture ou annulation des contrats
  • établir les déclarations des contributions et cotisations sociales
  • rédiger des contrats de travail
  • élaborer des fiches de salaire ou de paie

Les entreprises peuvent dorénavant choisir entre trois solutions d’externalisation de la fonction paie :

  • Opter pour l’infogérance ou externaliser les moyens informatiques employés au profit de la gestion optimale des salaires.
  • Externaliser les maintenances conventionnelles et légales
  • Déléguer l’intégralité du processus de gestion des salaires à des prestataires externes.

Gérer la paie avec des solutions en ligne

Pour certaines entreprises qui n’envisagent pas de faire intervenir un prestataire externe, elles choisissent d’utiliser des logiciels de salaires en ligne. Ces derniers sont des outils hébergés sur des serveurs des éditeurs informatiques. Ils possèdent des fonctionnalités pareilles à celles des logiciels internes. Ces solutions en ligne ont de l’efficacité pour assurer automatiquement la gestion optimale des salaires. Celles-ci proposent plusieurs avantages considérables :

  • praticité : ces outils peuvent s’utiliser partout,
  • simplicité : ils permettent de sauvegarder facilement des données à distance,
  • maniabilité : ces logiciels proposent une facilité d’utilisation,
  • gain de temps : ils sont capables de gérer de manière automatique la paie.

Seulement, l’entreprise doit sélectionner un prestataire de confiance pouvant offrir des logiciels performants et efficaces. Sa réputation et sa fiabilité sont des critères à prendre en considération.

Gérer la paie avec des logiciels internes

Les outils de salaires internes sont des solutions informatiques hébergées sur les serveurs ou ordinateurs des entreprises. Ils s’utilisent pour traiter automatiquement toutes les données qui se rapportent aux salaires. Ils permettent de faire le calcul et d’assurer la création des fiches de salaires. Un certain nombre de fonctions sont proposées par ces logiciels internes :

  • gestion des congés rémunérés
  • création des certificats et des contrats de travail,
  • suivi de l’évolution de la somme des salaires bruts versés aux salariés,
  • calcul et saisi des salaires, etc.

Pourtant, pour choisir des logiciels internes, une entreprise doit observer quelques critères comme :

  • le délai d’intervention du prestataire en situation de problème,
  • les tarifs affichés et les coûts des mises à jour régulières,
  • les mises à jour offertes,
  • la maniabilité,
  • et les fonctionnalités proposées.